Cómo ser un Ninja de la productividad

Espero y confío que estés respetando el fin de semana fuera de actividades laborales. El teletrabajo (ya sabes que un servidor prefiere llamarlo “tecnoempleo” y la distinción no me parece baladí) entraña el riesgo de que no distingamos días laborables de festivos al encontrarnos en casa. La disciplina, también para el descanso, es la labor del discípulo.

Te animo a marcarte ciertos horarios durante la semana. En mi caso, dedicar un tiempo a TEAMS, Skype, wasap y llamadas a compañ[email protected] y clientes (hay mucho que preparar para la vuelta), seguir videoconferencias en directo (como las de la Fundación Trilema en su canal de YouTube a las 16h sobre Educación), trabajar en mi propia Estrategia Personal con el maestro Andrés Pérez Ortega (lunes y jueves durante hora y media), seguir mis dos cursos de Coursera sobre Liderazgo Inspirador (Case Western Reserve) y Aristóteles y sus sucesores (Universidad de Pensilvania), hacer ejercicio (con Patry Jordan a través de YouTube) ver series (he terminado en Netflix ‘El Dragón‘, 38 episodios, y ahora estoy con ‘Vivir sin permiso’), hablar con amigos y familiares y por supuesto leer un libro diario y escribir una entrada en este Blog. Sobre todo, aprovechar estos días para conversar con mi hija Zoe (19 años) de quien aprendo muchísimo.

Me he acordado estos días del concepto de Carlos Andreu, ‘Del ataúd a la cometa’.

Si dibujamos cuatro ejes: nuestra vida: familia, trabajo, salud y amigos, un exceso de trabajo en detrimento de los demás configura un ataúd. El equilibrio aristotélico (en el justo medio está la virtud) nos da una cometa. Gracias, Carlos por tus ideas y tu buen ánimo siempre.

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Me interesa mucho el tema de la productividad. Por eso en este tema tengo tres héroes:

  • David Allen, creador del método GTD (Getting Things Done, Organízate con Eficacia): Clasificar las acciones, Recolectar, Elaborar una lista. Preguntarte respecto a las tareas a realizar:
  1. Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?
  2. ¿Es información que debo guardar como referencia?
  3. ¿Puedo delegarlo en alguien?
  4. ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?
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  • César Piqueras, con el “Hackeo de la productividad” en su espléndido libro ‘Deja de sumar, multiplica’ (en este Blog, 23 de enero de 2018) . Siete hábitos para ser más productivos:
  1. Dormir bien. Siete horas y media, siesta de 20’. Calidad del sueño.
  2. Hacer deporte. Bien practicado, es maravilloso. Lleva en tu bolsa de viaje las zapatillas de correr.
  3. Meditar y visualizar. En contacto con [email protected] [email protected]
  4. Pensar antes de comer. César se ha quitado azúcar, trigo, alcohol.
  5. Respirar para mantener tu atención. Respiración diafragmática.
  6. Eliminar el estrés. Rediseñando nuestro puesto de trabajo, adquiriendo habilidades, evitando el residual (burnout). Dormir más y mejor, organizarnos, movernos, salir a la naturaleza, cortar por lo sano, un café contigo, masaje.
  7. Planificar las 3 cosas importantes: tiempo libre, prioridades, planificación.

Cinco hackeos: el plan a 8 años (qué quieres haber logrado en 2028): “no esperes ver para creer; sólo si crees puedes ver), el objetivo anual (META3), a vista de pájaro (organización por cubos de tareas), objetivos de la semana y objetivos del día. Empieza por lo más difícil y utiliza Trello (plataforma para la productividad).

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  • Graham Allcott, fundador de Think Productive y autor del éxito ‘Cómo ser un NINJA de la productividad’ (2014), con más de 100.000 ejemplares vendidos.
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El camino del NINJA de la productividad no es “la gestión del tiempo” sino “la gestión de la atención”. Efectivamente, el tiempo es el que es; debemos poner el foco en nuestra energía. Como dice Graham, es pasar de “responsible a response-able” (de responsable a capaz de responder).

Las características de un/a NINJA son:

  1. Una Calma tipo Zen. Serenidad: prepárate y organízate.
  2. Crueldad (Ruthlessness). Di “No” a ti mismo y a los demás. “Empieza con un objetivo en la mente” (Covey).
  3. Sabiduría tecnológica (Weapon-Savvy). Conoce tus herramientas mentales y organizativas, que no te distraiga el “porno de productividad”.
  4. Sigilo y camuflaje. Delega con sigilo, que no te pillen en dilemas.
  5. Heterodoxia. Ten poco respeto por la burocracia.
  6. Agilidad. Aprovecha las oportunidades cuando vengan.
  7. Meditación (Mindfulness). Gestiona la mente.
  8. Preparación, práctica y mental.
  9. Los Ninjas no son Superman, aunque lo parecen.
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  • Gestión del Estrés: frente a “lucha o huida” (cerebro reptiliano), un nuevo contrato psicológico. Detectemos los “disparadores” (triggers) del estrés y actuemos con serenidad.
  • Gestión de la Atención: si eres un/a trabajador/a del conocimiento, no sólo eres [email protected], también eres el jefe/ la jefa. El estrés se reduce con Claridad, y la claridad con Atención (Foco). “Sólo los mediocres están siempre a tope” (Colin Powell). Hay atención proactiva, atención activa y atención inactiva. Protege tu atención de distracciones e interrupciones, prográmala, aprende a ser [email protected] y ten presente que tu energía mental es clave. “La mente es como un mono montando un elefante”. Crea “bolsillos de atención”: llamadas mientras andas, leer mientras esperas, pensar mientras viajas, tomar café mientras conversas (por estos trucos José Antonio Marina me llama “trapero del tiempo”).
  • El Email del Ninja. No los “chequees”, procésalos y decide: borrar, actuar ahora o luego, delegar, diferir. El Inbox tiene que estar a cero.
  • Modelo CORD (Captura, Organiza, Revisa y Do:Haz). ¿Es fuerte tu “CORD”, tu cable? Captura ideas (vienen de todos sitios), Organízate con listas de Proyectos, de Master Actions (acciones clave) y To-Do (por hacer). La WFL (Waiting-For List) es el arma secreta del Ninja.
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  • El hábito de revisar. “Debemos ver los árboles y el bosque. Debemos aprender a conectar” (Peter Drucker). Checklist semanal y diario, al principio y al final de la jornada. 5 preguntas en 5′: calendario, pesos pesados, resistencia, gestión de la atención y dependencias.
  • El hábito de hacer. Atención, Decisión y Táctica. Ya sabes que la ejecución es el 90% de la estrategia. Cuidado con la Ley de Parkinson (el trabajo abarca todo el tiempo disponible) y la Ley de Hofstatder (el trabajo requiere el doble del inicialmente previsto). Practica el monotasking (“La acción es elocuencia”, Shakespeare). Utiliza la técnica del Pomodoro (Francesco Cirillo), por aquellos temporizadores de cocina de diseño, con forma de tomate. “Nada grande se hizo sin entusiasmo”, Ralph Waldo Emerson.
  • Gestión de proyectos y reuniones. “Convierte la pre-ocupación en pre-paración y pre-acción”, Churchill. 5 etapas del proyecto: establecimiento, en marcha (underway), a medio camino (mid-way), terminación y celebración. Reuniones: es una tensión entre escuchar y hacer. Si no hay ninguna de las dos, rutina burocrática; si hay más escucha que acción, terapia; si hay más acción que escucha, ignorancia; si ambas son altas, productividad. Las reuniones son indispensables (Galbraith) pero deben seguir la regla de 40-20-40 en preparación, reunión y seguimiento. La magia está en la confianza y el compromiso.
  • El Teléfono móvil: tu atención se descarga tan rápido como su batería. Que te sirva a ti y no tú a él (es buen siervo pero mal amo).
  • Impulso (Momentum). Cuidado con nuestro “cerebro de reptiles” (lucha, huida, bloqueo) y con las resistencias que fomenta, para avanzar en hábitos saludables de productividad.
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Mi gratitud a David Allen, César Piqueras y Graham Allcott. En la era de la sobrecarga de información, en tiempos de RSP (Responsabilidad Social Personal) por el coronavirus, las técnicas tradicionales de la “gestión del tiempo” ya no aplican. Es cuestión de atención, de energía.

Te animo a fijar tus prioridades para ser un/a NINJA de la productividad.

‘The Ninja Song’

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